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Opportunità di utilizzo per l’Amministratore

EVA offre molte opportunità di utilizzo. Sei tu a decidere lin cosa farti supportare dall’assistente e le procedure di gestione che deve seguire (risposta telefonica, filtro delle chiamate, comunicazioni da riferire, modalità di lavoro etc).
 
Di seguito ti forniamo una serie di esempi concreti di cosa può fare per te ed il tuo Studio:
 
  Gestisce tutte le chiamate telefoniche entranti, secondo le procedure stabilite a priori da te:
  • Risponde al tuo numero con una risposta telefonica dedicata. Grazie ad un semplice trasferimento di chiamata risponde al tuo consueto numero di studio mantenendo, se lo vuoi, la tua abituale risposta.

    Esempio: "Rossi & Partners, buongiorno/buonasera; amministrazioni Verdi buongiorno, sono EVA in cosa posso esserle utile?"
  • Seleziona e smista le chiamate: a seconda dell’interlocutore e/o della tipologia di chiamata Eva valuterà se inoltrarla a te o a qualcuno del tuo studio oppure se non inoltrarla affatto e prendere un appunto da inviarti via sms o mail.

    Esempio: puoi richiedere che le chiamate per manutenzioni urgenti vengano inoltrate ed puoi indicare un referente per le manutenzioni a cui inoltrare i problemi dei condomini x,y,z ed un altro per i problemi relativi ai condomini a,b,c; puoi decidere che Eva non debba inoltrare i fornitori che chiamano per solleciti di pagamento, che debba riferir loro che saranno richiamati appena possibile e che invii a chi si occupa della contabilità un messaggio sms e/o mail con il dettaglio della chiamata (…un bel vantaggio per i tuoi collaboratori, che possono portare avanti il loro lavoro senza continue interruzioni!); puoi lasciar detto che se a chiamare è il Sig. Pincopallino, condòmino già noto per le sue lamentele, Eva dovrà passarlo con priorità assoluta direttamente a te, etc.
  • Inoltra le chiamate selezionate agli interni: valutata la necessità di inoltro, la segretaria procede all’inoltro sul tuo Interno Virtuale. Gli Interni Virtuali sono speciali Sim di cellulare che offriamo in dotazione e che ti consentono: da un lato di essere sempre raggiungibile per le chiamate importanti pur avendo la tipica libertà di movimento che solo un cellulare può dare; dall’altro di poter parlare gratuitamente ed illimitatamente con la persona che ha chiamato il tuo Studio e che ti è stata passata al cellulare. Infatti, una volta passata la chiamata ad un interno virtuale, il resto della conversazione tra gli interlocutori è completamente GRATUITA.

    Esempio: sei fuori studio per delle commissioni, un tuo condòmino chiama ed ha bisogno di parlarti urgentemente; non c’è problema: Eva ti contatta al tuo interno virtuale (sim di cellulare), ti annuncia la chiamata e, se vuoi parlare con il tuo condòmino, te lo passa; da quel momento in poi, il resto della conversazione è gratuita; questo significa che pur usufruendo di un trasferimento di chiamata su di un cellulare, grazie alla nostra speciale Sim in dotazione, puoi parlare quanto vuoi con il chiamante, sempre a costo 0.
  • Genera un messaggio sms e/o mail per lasciarti “un appunto” sulle chiamate non inoltrate ad un interno: se in quel momento non vuoi o non puoi rispondere al tuo interno oppure se una chiamata non è fra quelle che tu hai indicato come da inoltrare, Eva riferirà al chiamante che verrà ricontattato appena possibile, prenderà nota del nominativo, condominio, motivo della chiamata e recapito telefonico ed invierà un sms e/o mail a te o ai tuoi collaboratori.

    Esempio: chiama un condòmino che vuole notizie del rimborso assicurativo che aspetta; Eva ha provato ad inoltrarlo all’Interno Virtuale del tuo responsabile pratiche assicurative come da procedure da te indicate, ma al momento non può rispondere perché è in riunione; Eva riferisce al condòmino che sarà ricontattato al più presto, prende tutti i dati ed invia un messaggio mail e/o sms al tuo responsabile pratiche assicurative perché evada la chiamata appena possibile. Chiama un custode che vuole un aiuto per comprendere la sua busta paga, Eva, come da tue procedure, non inoltra la chiamata ma prende nota del messaggio e lo invia con una mail alla persona del tuo studio che se ne occupa, in modo che possa farlo con comodo quando ha tempo, senza interruzioni al suo lavoro.
  • Evade autonomamente le chiamate di routine: riferisce le informazioni autorizzate e respinge le telefonate moleste. Puoi infatti lasciare ad Eva una serie di dati da riferire ai chiamanti in modo che evada autonomamente la richiesta senza che debba occupartene tu o qualcuno del tuo studio; puoi anche predisporre che Eva respinga le chiamate promozionali e di telemarketing, se ritieni che rappresentino un inutile disturbo per te ed i tuoi collaboratori.

    Esempio: riferisce i codici IBAN dei condomini, orario e luogo delle assemblee condominiali, il numero di fax o l’indirizzo del tuo studio… tutte le informazioni che vuoi mettere a disposizione dei chiamanti; può riferire a chi chiama per presentare i suoi prodotti che può mandare un fax oppure semplicemente "sono spiacente ma il nostro studio non è interessato".
  Gestisce le emergenze di notte, nei week-end e festivi.
  • Eva risponde e raccoglie la segnalazione di chi ha bisogno di una manutenzione urgente. Eva provvede direttamente a contattare le società di manutenzione che tu hai indicato come responsabili per quel condominio ed organizza l’intervento e/o nei casi più gravi prova ad inoltrarti direttamente il condòmino.

    Esempio: è Natale e il riscaldamento del condominio xy non funziona; nessun problema, perché il condominio xy ha Eva. Eva consulta l’elenco fornitori da te lasciato e contatta chi si occupa del riscaldamento per quello stabile, concorda l’intervento e ti invia un report dettagliato via sms e/o mail. E’ sabato ed un condòmino si accorge di una piccola goccia d’acqua che scende dal soffitto, una perdita che da qui a lunedì può anche causare danni e mette in serio pericolo il suo parquet! nessun problema, perché il suo amministratore ha Eva. Eva chiama la ditta di idraulica da te indicata per assistere quel condominio e richiede l’intervento, richiama il condòmino e lo rassicura confermandogli l’appuntamento con il tecnico e provvede ad avvisarti con un messaggio di quanto sta accadendo;
  • Ti aggiorna in tempo reale sulle emergenze in atto nei tuoi condomini via sms e mail. anche se Eva può gestire in autonomia una richiesta di intervento ed attivare i tuoi fornitori di fiducia, provvede sempre a tenerti aggiornato su quello che sta accadendo in modo che sia tu a valutare la situazione e a decidere se e quando intervenire; in questo modo potrai mantenere e dimostrare ai tuoi condòmini, la tua presenza nel momento del bisogno.
  Si occupa dei lavori di back office che tu vuoi commissionarle.
  Puoi metterti in contatto con la tua EVA con una semplice telefonata, una E-mail, oppure un SMS e chiederle di effettuare una serie di operazioni per te:
  • Chiamate per conto tuo: Eva può effettuare chiamate in uscita per tuo conto, per riferire o reperire varie informazioni.

    Esempio: Eva può chiamare una lista di condòmini per informarli sulla variazione d’orario dell’assemblea condominiale oppure contattare un tuo fornitore per conoscere l’esito di un intervento, etc.
  • Creazioni di data-base, invio fax, sms, mail, posta cartacea: tutto sempre dietro tue indicazioni ed a seconda delle tue esigenze.
  • ... e quant'altro definito e concordato tra noi!


 
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